Absage: Wie erkläre ich es dem Bewerber?

Passende Kandidaten, die am Ende eines Bewerbungsprozesses leer ausgehen, sollten ein angemessenes Feedback zu den Gründen erhalten. Davon profitiert auch der Arbeitgeber.

Viele Bewerber kennen das: Sie haben sich über die Einladung zum Bewerbungsgespräch gefreut und sich akribisch auf den Termin vorbereitet. Das Interview lief vielversprechend, sie warten gespannt auf die Antwort des Unternehmens. Doch die fällt zuweilen ernüchternd aus: Nicht nur, weil es sich um eine Absage handelt, sondern weil offenbar auch ein Standardschreiben benutzt wurde, welches die individuelle Bewerbungssituation überhaupt nicht berücksichtigt. Für den Kandidaten ist das frustrierend, aus Recruiter-Sicht unprofessionell.

Warum? Wer sich über mehrere Tage – manchmal sogar Wochen – mit einer Bewerbung für eine spezifische Stelle auseinandersetzt und ein aufwändiges Auswahlverfahren bis zu einem gewissen Punkt meistert, sollte auch erfahren, warum es schlussendlich nicht gereicht hat. Nicht nur, weil es guten Stil zeigt. Nein, es macht auch aus personalstrategischer Perspektive Sinn.

Bewerber trotz Absage für das Unternehmen begeistern

In Zeiten, in denen Arbeitgeber um gut ausgebildete Fachkräfte werben (müssen), ist eine positive Candidate Experience wichtiger denn je. In der Bewerbungsphase lernen viele Kandidaten das Unternehmen zum ersten Mal richtig kennen. Sie verschaffen sich einen Eindruck von den handelnden Personen, den Abläufen, vom Betriebsklima, der Ausstattung und natürlich auch vom Umgang mit den Bewerbern selbst. In dieses Gesamtbild fließt auch die schriftliche Kommunikation zwischen Unternehmen und Bewerber ein. Recruiter, die nach der finalen Entscheidung für einen Kandidaten alle weiteren vernachlässigen, laufen Gefahr, künftige Bewerber zu vergraulen. Denn eine professionelle Absage ist gleichzeitig die Chance, Fachkräfte für das eigene Unternehmen zu begeistern und davon mittel- und langfristig zu profitieren.

Hier eine Handvoll guter Tipps für die Abschlusskommunikation mit aussichtsreichen Kandidaten:

1. Bewertungsbögen benutzen
Schon vor einem Bewerbungsgespräch sollte Ihnen klar sein, welche Kompetenzen Sie bei dem Bewerber „abklopfen“ wollen.  Da es schwer ist, gleichzeitig zuzuhören und entsprechende Notizen anzufertigen, empfehlen sich vorgefertigte Bewertungsbögen. Diese können Sie individuell für Ihre Zwecke erstellen. Wichtig ist nur, dass darauf die verschiedenen Leistungsmerkmale verzeichnet sind, die für Sie die größte Bedeutung haben. Anhand einer Notenskala von 1-6 oder beispielsweise einer Punktevergabe von 1-10 können Sie dann sehr einfach und effektiv das Gehörte bewerten und später mit den Ergebnissen anderer Kandidaten vergleichen. Sie wissen dann auch ganz genau, wo die Schwächen eines Kandidaten gelegen haben und könnten darauf in der Absage hinweisen.

2. Faires Feedback
Gehen Sie fair und verantwortungsbewusst mit den Kandidaten um. Dass die Bewerber an einem schnellen Feedback interessiert sind, versteht sich von selbst. Daher sollten Sie nicht zögern, Kandidaten sofort Bescheid zu geben, die diesmal nicht in Frage kommen. Wenn für Ihre Entscheidung erst noch weitere Gespräche abgewartet werden müssen, sollten Sie das den Kandidaten offen und ehrlich mitteilen. Dazu gehört aber auch eine Information darüber, wann der Prozess abgeschlossen und allerspätestens mit einer Rückmeldung zu rechnen ist. Diese Zusage sollte für Sie bindend sein – denn daran wird auch die Zuverlässigkeit des Unternehmens insgesamt beurteilt.

3. Konstruktive Kommunikation
Selbst mit einer Absage können Sie für den Bewerber einen Mehrwert liefern – und zwar dann, wenn Sie sich die Mühe machen, auf Argumentationslücken, Schwachstellen oder Fehler hinzuweisen (siehe Bewertungsbögen und Zusammenfassungen). Dabei ist Fingerspitzengefühl gefragt, denn schließlich haben Sie es mit jemandem zu tun, der durchaus in die engere Auswahl kam. Und warum nicht die eine oder andere Anregung geben, durch die der Bewerber seine Chance auf dem Arbeitsmarkt verbessern kann.

Wichtig dabei: Ihre Argumentation darf sich ausschließlich auf die fachliche Ebene beziehen. So dürfen Sie selbstverständlich darauf hinweisen, wenn ein Bewerber trotz sehr guter Eignung eben nicht alle gewünschten Anforderungen erfüllt hat (und diese auch benennen). Tunlichst vermeiden sollten Sie dagegen, sich schriftlich auf weiche Faktoren wie etwa Erscheinungsbild und Ausstrahlung zu beziehen – in solchen Fällen hat es auch schon Klagen von abgelehnten Kandidaten gegeben. Übrigens auch ein Grund, warum viele Unternehmen lieber auf Standardabsagen zurückgreifen. Wenn Sie also jemanden im Sinne einer konstruktiven Kommunikation etwas Sinnvolles mit auf den Weg geben wollen, das in dieser Form nicht Bestandteil eines offiziellen Schreibens sein kann, klingeln Sie doch kurz telefonisch beim Bewerber durch. Erklären Sie ihm die betreffenden Punkte auf freundliche Weise im direkten Gespräch – und Sie werden in aller Regel erleben, dass Ihr Gegenüber für das offene Feedback sehr dankbar ist.

4. Angenehmer Abschluss
Der positive Abschluss der Kommunikation mit einem guten Bewerber ist ein absolutes Muss. Hier sollte darauf hingewiesen werden, dass der Kandidat durchaus für die Arbeit in dem Unternehmen in Frage kommt und herzlich eingeladen ist, sich bei einer passenden Gelegenheit wieder zu bewerben.  Zumal ja aus Unternehmenssicht eine hohe Wahrscheinlichkeit besteht, dass die betreffende Person sich beruflich und menschlich weiterentwickelt und somit in Zukunft sogar eher „besser“ als „schlechter“ geeignet sein könnte. Bei besonders vielversprechenden Bewerbern sollten Sie die Bewerbungsunterlagen in Absprache mit dem Kandidaten behalten und selbstständig auf ihn zugehen, sobald Bedarf besteht. Auch dies dokumentiert Ihre Wertschätzung.

Fazit: Beherzigen Sie diese Tipps, werden auch abgelehnte Kandidaten Ihr Unternehmen in besserer Erinnerung behalten. Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass sie sich in Zukunft wieder bei Ihnen bewerben oder sie Ihr Unternehmen im Freundes- und Bekanntenkreis als Arbeitgeber weiter empfehlen. Sollte der Bewerber damit einverstanden sein, macht es darüber hinaus Sinn, ihn in ihren Talentpool mit aufzunehmen und im Falle einer passenden Vakanz direkt Kontakt mit ihm aufzunehmen.

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2 thoughts on “Absage: Wie erkläre ich es dem Bewerber?

  1. Monika Sparbert

    Liebes Stepstone-Team,

    für Ihre wertvollen Fachtipps bin ich immer sehr dankbar, auch wir Recruiter sollten uns stetig weiterentwicklen. Einige der genannten Punkte verwirklichen wir – wenn zugegeben auch nicht immer konsequent – bei anderen sind wir noch zögerlich. Das Thema detailliertere Feedback im Schriftverkehr ist etwas vor dem wir uns noch etwas „fürchten“. Dies liegt v.a. an dem unglücklichen AGG.

    Vielleicht könnten Sie diesen Artikel mit Beispielen von Klagefällen in Bezug auf das AGG ergänzen: Sowohl wenn der AG als auch wenn der Bewerber Recht bekommen hat.

    Freundliche Grüße aus Baden-Württemberg

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    1. REthinker Artikelautor

      Liebe Frau Sparbert,

      vielen Dank für Ihren Hinweis. Sie haben Recht: Für jeden Personaler ergibt sich im Alltag die Herausforderung, den schwierigen Spagat zwischen der von den Bewerbern geforderten Transparenz und einem rechtlich konformen Handeln im Sinne des Unternehmens hinzubekommen. Vor allem, wenn es um fachlich prinzipiell passende Kandidaten geht, die auch menschlich im Vorstellungsgespräch überzeugt haben. Klar ist: Sie können – wie bereits in unserem Beitrag oben angemerkt – aus juristischen Gründen nur begrenzt auf die Gründe für eine Absage eingehen. Aber den geringen Spielraum, den man hat, gilt es im Sinne einer positiven Candidate Experience geschickt auszunutzen. Etwa durch eine empathische Herangehensweise, aufbauende Worte zu individuellen Kandidaten-Stärken aber auch durch einen sinnvollen Hinweis zur Entscheidungsfindung. Leider wird selbst dieser kleine Spielraum von vielen Arbeitgebern nicht genutzt. Hier noch ein Beispiel, wie so etwas aussehen kann.

      Sehr geehrter Frau Muster,
      Sie haben mit Ihrer Bewerbung in unserem Unternehmen Erwartungen und Hoffnungen verbunden. Umso schwieriger ist es deshalb für uns, diese heute enttäuschen zu müssen: Wir können Ihnen leider keine Stelle anbieten. Sie fragen sich jetzt vielleicht, warum wir diese Entscheidung getroffen haben. Schließlich hatten wir ein sehr angenehmes Gespräch und auch Ihre kreative Bewerbung und die Art Ihrer Präsentation haben uns sehr gut gefallen. Bitte haben Sie dennoch Verständnis dafür, dass bei vielen kompetenten Bewerbern oft nur Nuancen entscheiden. Schlussendlich war es eine speziell für die vakante Stelle relevante Qualifikation, die uns eine Ihrer Mitbewerber/innen als die geeignetere Wahl erscheinen ließ.

      Wir hoffen, dass Sie unser Unternehmen trotz dieser Absage in positiver Erinnerung behalten. Unserseits schließen wir eine Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt nicht aus. Auf unserer Karriereseite finden Sie immer wieder neue interessante Stellenangebote. Wir würden uns über eine Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt freuen.
      Für Ihre Zukunft und die weitere Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung wünschen wir Ihnen viel Erfolg.

      Mit freundlichen Grüßen

      Freundliche Grüße,
      Ihr Team von REthink-Blog

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