BYOD: Meins oder keins?

Junge Arbeitnehmer wünschen sich, im Job auf eigenen Geräten arbeiten zu können. Das kann funktionieren – es gilt aber einiges zu beachten.

Es ist ein beliebtes Party-Prinzip in Studentenkreisen: Jeder bringt sein Essen und seine Getränke selbst mit – so haben alle, was ihnen schmeckt und niemand muss etwas für andere organisieren. Ein ähnliches Modell hat in den vergangenen Jahren – zumindest punktuell – Einzug in den Unternehmensalltag gehalten. Und zwar beim Thema IT. „BYOD“ steht für das Konzept „Bring Your Own Device“ und bezeichnet den Trend, dass Mitarbeiter auch im Job mit Hilfe ihrer eigenen privaten Laptops, Notebooks, Tablets und Smartphones arbeiten und kommunizieren.

Dabei geht es den Unternehmen in den seltensten Fällen darum, kosteneffizienter zu sein. Denn was an Soft- und Hardware gespart werden kann, geht später für einen höheren Wartungs- und Sicherheitsaufwand wieder drauf. Nein, Hauptintention ist es, den Mitarbeitern im Rahmen einer modernen Unternehmenskultur einen Gefallen zu tun. Insbesondere den jungen Kolleginnen und Kollegen. Denn diese sind in den meisten Fällen mit intuitiven Technologien groß geworden und haben in Bezug auf deren Nutzung starke individuelle Präferenzen ausgebildet. Oder anders gesagt: Wer es gewohnt ist, sich im Alltag mobil über sein iPhone zu organisieren, unterwegs am liebsten cloudbasierte Internetdienste nutzt und Programme vor allem nach ihrer Bedienfreundlichkeit beurteilt, hat wenig Muße, sich im Job mit komplexer Software oder langsamen Rechnern auseinanderzusetzen.

2020: Drittel der Beschäftigten arbeitet mit Tablets
Eine Studie „Mobile Security“ der Aachener Unternehmensberatung IDC ergab vor anderthalb Jahren folgendes: Je jünger Entscheidungsträger sind, desto unzufriedener sind sie mit der technischen Ausstattung ihres Arbeitsplatzes. Befragt wurden damals 243 IT- und Fachbereichs-Entscheider aus Unternehmen in Deutschland mit mehr als 100 Mitarbeitern.

Kritik der Jungen wird insbesondere dann laut, wenn es um die mobile Nutzung von Arbeitsgeräten schlecht bestellt ist. Nicht ohne Grund sind Tablets die Gerätekategorie, die in Unternehmen am stärksten zunimmt. Einer Studie im Auftrag von HP zufolge werden schon 2020 etwa 36 Prozent aller Mitarbeiter im Job auch mit Mobilgeräten arbeiten. Heute seien dies lediglich 20 Prozent. Vor diesem Hintergrund – und nicht zuletzt angesichts des „War for Talents“ – liegt es nahe, potenziellen neuen Mitarbeitern auch die Arbeit mit eigenen Devices in Aussicht zu stellen, um als Unternehmen zu punkten. In Asien gehört diese Strategie bereits seit längerer Zeit zur Recruiting- und Unternehmensstrategie, beispielsweise an Innovationsstandorten wie Südkorea oder Singapur.

Regulatorische Hürden in Deutschland
In Deutschland zeigt sich der Trend (noch) weniger ausgeprägt. Hauptgrund: Hierzulande haben es Unternehmen mit wesentlich strengeren Vorschriften und Regelungen zu tun. Wichtige Stichworte sind in diesem Zusammenhang: Datenschutz, Lizenzrechte oder Steuergesetze. Ein Beispiel aus der Praxis: Wer ein Office-Paket zur privaten Nutzung erworben hat, darf dieses in aller Regel nicht für die Arbeit nutzen. Theoretisch kann es schon problematisch sein, wenn ein Angestellter eine Word-Datei für die Arbeit verfasst oder mit Hilfe seiner PowerPoint-Version eine Unternehmenspräsentation anpasst.

Die nächste Stolperfalle: Arbeitgeber haben sicherzustellen, dass auf den verwendeten Rechnern und Mobilgeräten nicht die beruflichen und privaten Belange der Mitarbeiter verschmelzen. Die Arbeitnehmer stehen dagegen in der Pflicht, von ihren Firmen zur Verfügung gestellte Lösungen zur Datentrennung konsequent zu nutzen. Das ist oft schwieriger als gedacht. So gaben 83 Prozent der von IDC befragten Business-Entscheider an, schon einmal ihren privaten File-Sharing-Account für geschäftliche Zwecke genutzt zu haben. Jedoch hatten dies lediglich 44 Prozent der Unternehmen zuvor gestattet. Das schürt Unsicherheiten, zumal die Studie außerdem feststellt, dass 43 Prozent der Sicherheitsvorfälle in Unternehmen auf das Konto der Mitarbeiter gehen.

BYOD braucht klare Regeln
Um zu verhindern, dass im Rahmen eines BYOD-Konzepts eine unkontrollierbare „Schatten-IT“ entsteht, bei der private Geräte ohne Absprache oder zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen genutzt werden, brauchen Führungskräfte und Personalverantwortliche, die über eine BYOD-Strategie nachdenken, klare Richtlinien.

Es gilt, verschiedene Problemfelder möglichst frühzeitig zu klären. Zum Beispiel: Wie können Mitarbeiter für Sicherheitsfragen sensibilisiert werden? Wer darf welche Geräte für welche Aufgaben nutzen? Wer wartet die Geräte und spielt alle erforderlichen Sicherheitsupdates auf? Wer kommt für den Neukauf oder einen möglichen Verlust auf? Wie werden Unternehmensdaten vor dem Zugriff Dritter geschützt?

Diese Fragen zu beantworten ist eine Herausforderung. Oft macht es Sinn, sich juristisch beraten zu lassen, sofern es keine interne Rechtsabteilung gibt oder sie in diesem Bereich keine Expertise hat. Der Aufwand wird sich aller Wahrscheinlichkeit lohnen: Denn das Thema „BYOD“ wird im Zeitalter flexibler Arbeitsmodelle und voranschreitender Digitalisierung wichtiger werden.

Bildquelle: istockphoto.com

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